Вакансія секретаря директора

Опис:

Секретар Директора відноситься до категорії технічних виконавців.
Секретар Директора приймається на роботу згідно з процедурою, затвердженою у Положенні про підбір та відбір персоналу, наказом Директора Товариства, у порядку, передбаченому трудовим законодавством України.
Секретар Директора звільняється з роботи наказом Директора Товариства у встановленому порядку звільнення працівників, на підставах, передбачених трудовим законодавством України.
Під час відсутності Секретаря Директора (відрядження, відпустка, хвороба чи ін.) його обов’язки виконує особа, що призначена за встановленим порядком, вона набуває відповідних прав та несе відповідальність за належне виконання покладених обов’язків.
Посада секретаря Директора призначена створювати для Директора Товариства умови, які забезпечують максимальну ефективність його праці.
Секретар Директора безпосередньо підпорядковується Директору Товариства.
Секретар Директора у своїй роботі керується:
- законодавчими актами України;
- кодексом законів про Працю України;
- колективним договором Товариства та Правилами внутрішнього трудового розпорядку;
- наказами та розпорядженнями Директора Товариства, іншими локальними нормативним актами Товариства;
- цією посадовою інструкцією.
Секретар Директора повинен знати:
- постанови, розпорядження, накази;
- положення, інструкції та інші керівні матеріали і нормативні документи, що стосуються діяльності Товариства і ведення діловодства;
- накази, постанови, розпорядження Директора Товариства;
- структуру та особовий склад Товариства і його підрозділів;
- діловодство, способи оформлення різних видів документів;
- правила користування переговорними пристроями, офісним технічним обладнанням: принтером, факсом, сканером, папірознищувачем, ксероксом, персональним комп’ютером;
- вимоги до системи організаційно-розпорядчої документації;
- основи етики і естетики;
- правила ділового спілкування;
- основи організації праці і управління;
- основи адміністративного права і законодавства про працю;
- методи оформлення та обробки документів;
- архівну справу та строки зберігання документів, які супроводжують діяльність Товариства та зустрічаються у роботі Секретаря Директора;
- правила та норми охорони праці, техніки безпеки та протипожежного захисту;
- цю посадову інструкцію.
Секретар Директора повинен уміти:
- складати ділові листи, проекти наказів, розпорядчі документи;
- редагувати тексти, корегувати виправлення в документі;
- вести усні та телефонні ділові переговори;
- користуватися офісною технікою, засобами зв'язку;
- використовувати у щоденній роботі персональний комп’ютер та працювати за допомогою основних складових програмного забезпечення MS Office.

II. Завдання та обов'язки

Секретар Директора зобов’язаний:
приймати та розглядати кореспонденцію, яка надходить на розгляд Директору Товариства;
сортувати кореспонденцію за адресатами, ступенем терміновості та значущості для Директора Товариства;
приймати та передавати документи, кореспонденцію і особисті заяви на розглядання та підпис Директору Товариства;
передавати кореспонденцію, яка надійшла до Товариства, структурним підрозділам, діяльності яких стосується тема вхідної інформації або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей;
вести облік вхідної та вихідної кореспонденції, а також облік наказів, розпоряджень Директора та інших локальних нормативних актів Товариства;
відправляти пошту та підтримувати контакти зі службами доставки;
за дорученням Директора готувати необхідні документи, матеріали та інформацію;
за дорученням Директора складати та відправляти листи, запити, інші документи;
організовувати проведення телефонних та особистих переговорів Директора Товариства, нарад, планувань, інших зустрічей;
записувати та передавати Директору Товариства інформацію про вхідні дзвінки та інші звернення, які надійшли за відсутності Директора Товариства;
передавати і приймати інформацію за допомогою приймально-переговорних пристроїв, електронної пошти та мережі Інтернет; своєчасно доводити до відома Директора Товариства інформацію, отриману каналами зв’язку;
приймати та передавати інформацію від директора співробітникам Товариства та \ або третім особам;
стежити за своєчасним поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, виконання яких контролюється особисто Директором;
перевіряти грамотність та правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються Директору, забезпечувати їх якісне редагування;
здійснювати контроль за виконанням працівниками Товариства виданих наказів та розпоряджень, а також за дотриманням термінів виконання вказівок і доручень Директора Товариства;
роздруковувати та / або розмножувати за вказівкою Директора Товариства матеріали та / або інформацію;
організовувати забезпечення робочого місця Директора Товариства необхідними засобами організаційної техніки, канцелярським приладдям та створювати сприятливі умови, для ефективної роботи Директора;
виконувати роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить Директор Товариства та / або Директори Департаменту (збирати необхідні матеріали, повідомляти учасників про час і місце проведення, порядок денний, проводити реєстрацію), вести і оформляти протоколи засідань і нарад;
організовувати прийом відвідувачів Директора Товариства, виявляючи при цьому тактовність і увагу до них, сприяти оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників;
виконувати інші доручення Директора Товариства.

III. Права

Секретар Директора має право:
визначати пріоритети у відвідуванні Директора Товариства співробітниками Товариства та / або сторонніми організаціями та відвідувачами;
складати прості листи та короткі розпорядчі документи на підставі усних вказівок Директора Товариства;
застосовувати у своїй роботі офісну техніку;
у разі необхідності залучати працівників Товариства до підготовки документів, потрібних Директору Товариства;
звертатися із запитом та отримувати від керівників структурних підрозділів та спеціалістів Товариства інформацію, та документи, необхідні для виконання своїх службових обов’язків;
повертати виконавцям службові документи, що підготовлені та передані для підписання Директором Товариства з порушенням корпоративних стандартів;
у рамках своєї компетенції та повноважень відповідати на телефонні дзвінки, адресовані Директору Товариства, з метою ефективного використання його робочого часу;
на преміювання за особливі досягнення перед Товариством за результатами роботи у той чи інший період;
ініціювати власне підвищення кваліфікації, придбання необхідної літератури та / або періодичних видань;
інші права, передбачені Законодавством України та локальними нормативними документами Товариства.

IV. Відповідальність

Секретар Директора несе відповідальність за:
несвоєчасне або неякісне виконання посадових обов’язків, визначених цією інструкцією, порушення Уставу, Правил внутрішнього трудового розпорядку, Положення про комерційну таємницю чи інших локальних нормативних актів Товариства;
здійснені в процесі трудової діяльності правопорушення;
заподіяну Товариству матеріальну шкоду та \ або шкоду діловій репутації Товариства;
використання майна і засобів Товариства в особистих цілях чи цілях, що суперечать інтересам Товариства;
за збереження оргтехніки та \ або офісної техніки в охайному та справному стані;
надання недостовірної інформації, або несвоєчасне надання інформації про результати своєї діяльності Директору Товариства;
розповсюдження відомостей, що стосуються комерційної таємниці Товариства та \ або стали відомі Секретарю Директора у ході виконання службових обов'язків;
За неналежне виконання покладених на секретаря Директора обов’язків чи вищезгадані порушення можуть бути застосовані:
- заходи дисциплінарного стягнення відповідно до чинного законодавства;
- заходи впливу у вигляді зменшення заохочувальних виплат, передбачених локальними нормативними документами, про що секретар Директора особисто повідомляється Директором Товариства.